نقش فناوری اطلاعات در سازمان‌های مجازی

عصر جدید با سازمانهای پیچیده، پویا و متحول همراه خواهد بود. در این سازمانها، مرزهای سنتی موجود از بین خواهد رفت، فرهنگ‌های مختلف درهم خواهند آمیخت و در زیر پای فرهنگهای غنی تر نا پدید خواهند شد. به جرات میتوان گفت مقوله ساختاری جدید سازمانی بعد از سخنرانی پیتر دراکر در مورد جهان فردا- مدرن و کارمندان دانش مدار مورد توجه قرار گرفت که البته بعد از آن کسانی مثل جک ولش و آلوین تافلر به تحقیقاتی در این باره پرداختند. در واقع سرشت فرایندی که منجر به ایجاد شبکه اینترنت شده است، این امکان را فراهم میسازد که هر کس و در هر سطحی از سازمان بتواند با آن ارتباط برقرار کند و اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت کند و برای این کار هیچ متولی و مسوول واسطه‌ای نیز نیاز نیست. این گونه سازمان تحت عنوان سازمان‌های مجازی از طریق مطالعه و بررسی کتابها و مقالات علمی مختلف می‌باشد. نتایج تحقیق بیانگر این مطلب است که سیستم‌های اطلاعاتی نقش بسیار حساس و پر رنگی را در ساختارهای مجازی و سازمان‌های نسل آینده ایفا می‌کنند و بی‌تردید به عنوان پایه و زیربنای اصلی سازمانای مجازی می‌باشند. مقدمه
هر سازمان چیزی بیش از مجموعه فراوردها و خدمات است. سازمان‌ها جوامعی انسانی هستند که مانند هر جامعه دیگری دارای ساختار، فرهنگ، قوانین و روابط خاص خود است. امروزه تغییرات گسترده و پیشرفت‌های به دست آمده در عرصه فناوری اطلاعاتی چند دهه گذشته، ضرورت تجدید نظر در مسایل مختلف از جمله ساختارهای سازمانی را اجتناب‌ناپذیر کرده است.
سرعت، شاید مهم‌ترین مزیت رقابتی در هزاره سوم عصر جدید یعنی عصر فناوری و اطلاعات باشد. برای کاهش زمان پاسخ‌گویی و بهبود انعطاف‌پذیری باید شکل به طور کامل جدیدی از سازمان‌ها بوجود آید. سازمان‌های مجازی که امروزه با سرعت بالایی در حال شکل‌گیری هستند می‌توانند پاسخی به این نیازهای جدید باشند.
مفهوم سازمان‌های مجازی
سازمان مجازی در فرنگ دیریت، واژه‌ای نو است که گونه جدیدی از سازمانها را معرفی می‌کند. در ساختار جدید مجازی تلاش می‌شود تا ضمن کوچک نگه داشتن واحدهای سازمانی که متضمن مزایای بسیاری است، از گستردگی سازمان‌های بزرگ که لازمه تحقق هدفهای کلان و فرا گیر است بهره برده شود. در سازمان مجازی، واحدهای کوچک خودکفا به یاری سیستم‌های ارتباطی و اطلاعاتی به هم پیوند می‌خورد و از اتحاد سازمانهای کوچک، شبکه ای عظیم از سازمانها به وجود میآید که قادر به انجام ماموریت‌های بزرگی است(الوانی،1377). سازمانهای مجازی شبکه‌ای موقتی از موسسات مستقل هستند که در جهت افزایش کارایی و رسیدن به هدفی واحد با یکدیگر به هم کاری می‌پردازند. یکی از مهم‌ترین و بارزترین مشخصه‌های این نوع از شرکتها تمامی شرکا از امتیاز برابر بروردارند و نسبت به یکدیگر به وسیله اشتراک‌گذاری اطلاعات و منابع وابسته‌اند.
این سازمان‌ها از ویژگی‌هایی همچون داشتن منابع مشترک، نبود مرز، مشارکت برابر، داشتن شرکای غیر ثابت، پراکندگی جغرافیایی و ارتباطات الکترونیک برخوردارند. شرکتهای اینترنتی را نیز می‌توان گونه‌ای دیگر از سازمانهای مجازی تلقی کرد چرا که این سازمانها موجودیتی فیزیکی ندارند و ارتباط شرکت و مشتریان تنها از طریق اینترنت صورت می‌گیرد، یکی از بهترین نمونه‌ها در این زمینه شرکت آمازون است (ildeman,1998). در مفهومی دیگر سازمان مجازی را می‌توان الگویی اجتماعی جغرافیایی به هم پیوند می‌زند و ارتباط و تعامل مثبتی را میان آنان فراهم می‌سازد (Barry&Elmes,1997 ). در این حالت دو ویژگی دسترسی جهانی و استقلال مکانی معرف دقیق و صریح سازمان مجازی است به دلیل است که میتوان گفت سازمان مجازی صورتی از ارتباطات راه دوراند و پیدایش آن در نتیجه توسعه فناوری اطلاعات و ارتباطات است. با توجه به تعاریف متعددی که از سازمان‌های جازی در دسترس است و به برخی از مهم‌ترین آنها اشاره خواهد شد: pearlson معتقد است سازمان مجازی سازمانی است که فعالیت‌های خود را به دیگر سازمان‌هاست واگذار کرده و در نتیجه وجود قایم به وجود متعلقات دیگر سازما‌ن‌هاست و خود وجود خارجی ندارد( 1998وpearlson). در تعریفی دیگر سازمان مجازی عبارت است از سازمانی که به صورت موقت، برای ترکیب و به کار گیری توانایی‌های خاص اعضای آن سازمان‌ها به وجود آمده است و باعث افزایش بهره‌وری و استفاده سریع از فرصت‌های خاص برای ارایه محصولات خاص بشود و به طور معمول بعد مسافت به وسیله فناوری اطلاعات جبران می‌شود (فخرالدینی،1380). Grebwoski انطباق‌پذیری، انعطاف‌پذیری و توانایی سریع در برابر تغیرات بازار است(2007 . ( Grebwosk
سازمان مجازی از دیدگاه kumar , و همکارانش دارای دو ویژگی بارز است ابتدا ایجاد یک زنجیره ارزش بین موجودیت‌ها در سازمان مجازی تشکیل از تعدادی موجودیت‌ها (افراد، واحدها و سازمان‌های مختلف) است که هر کدام از آنان دارای قابلیتی از حل مساله اند و هر کدام از آنان منابعی برای به اشتراک گذاشتن با یکدیگر در اختیار دارند( 2004 kumar ,).
Norman و همکارانش معتقدند سازمان مجازی متشکل از تعدادی موجودیت‌ها (افراد، واحدها و سازمانها مختلف) است که هر کدام از آنان دارای قابلیتی از حل مساله‌اند و هر کدام از آنان منابعی برای به اشتراک گذاشتن با یکدیگر در اختیار دارد(2004Norman ). ویژگی این سازمانها در اصل با عناوینی مانند غیر سلسله مراتبی، افقی و جهانی مطرح می‌شود. اما به طور خلاصه می‌توان این ویژگی‌ها را در پنج ویژگی اصلی خلاصه کرد:
الف)ساختار افقی:
ظهور سازمان‌های افقی به عنوان پاسخی به تشدید رقابت در محیط‌های عملیاتی است که توسط رقابت جهانی و پیشرفت‌های اخیر در فناوری اطلاعات و حمل و نقل، ایجاد شده است. افقی شدن سازمان‌ها سطوح مدیریت در سازمان را کاهش می‌دهد و منابع انسانی را پراکنده می‌کند.
ب) جهانی شدن:
با توجه به گسترش تجارت جهانی و شبکه ارتباط فرامرزی، دیگر شرکت‌ها و سازمان‌ها جنبه محلی بودن خود را از دست می‌دهند و در چرخه فرآیند بین‌المللی قرار می‌گیرند.
ج) ارتباط ماشینی:
عصر آینده عصر ارتباطات است؛ اما نه ارتباطی از جنس گذشته بلکه ارتباطاتی که به وسیله ابزارآلات ماشینی مانند کامپیوتر انجام خواهد شد. در این سازمانها دیگر از تعامل‌های گرم گذشته خبری نیست، بلکه کارفرمایان و نه رهبران سازمان با استفاده از کامپیوترهای شخصی با هر فرد دلخواه ارتباط برقرار می‌کنند. فروشندگان می‌توانند به وسیله یک شبکه محلی با هم ارتباط داشته باشند. بر اساس این خاصیت ارتباطات کامپیوتری به عنوان وسیله‌ای برای هدایت فعالیت‌های اساسی سازمان و همزمان افزایش نقش ارتباطات رودرو افراد در سازمانهای سنتی خواهد شد.
د)همکاری و رقابت بین سازمانی:
شرکت‌های مجازی به وسیله همگاری بین گروهی هم‌افزا نه تنها هم‌زیستی خواهند داشت، بلکه باعث رشد و پرورش یکدیگر می‌شوند.
ه) درگیری پویا:
درگیری پویا نگرشی است که " با زمان "و "روابط انسانی " و مدیریت را وادار به بازنگری در مورد نگرش‌های قبلی در رویارویی با تغییر سریع و مداوم می‌کند. پویایی در مقابل ایستایی، حاکی از رشد و فعالیت مداوم و درگیری در مقابل کناره گیر، معرف ارتباط زیاد با یکدیگر است.(Mankin , 2005 Cohen&)
سه بعد سازمان مجازی همانطور که در قبل ارائه شد، تعاریف زیادی برای سازمان‌های مجازی توسط نویسندگان و پژوهشگران مختلف ارایه شده است اما در کل به سازمان‌های مجازی از سه بعد می‌توان نگریست.
بعد اول: از این بعد سازمان مجازی، سازمانی است شامل یک گروه از افرادی که هر کدام در رشته خودشان متخصص هستند و شاخه کاری هر گروه از افراد از یکدیگر متفاوت است و در نتیجه فعالیت‌شان منحصر به ارایه خدمات به مشتریان می‌شود. به عبارتی هر فرد یا هر همکاری وظیفه خاص خود را دارد آنها همه دارای مهارت‌های ارتباط قوی هستند و سطح بالایی از اعتماد بین آنها برقرار است. اعضا به طور معمول از طریق پست الکترونیکی- تلفن و فاکس یا ویدیو کنفرانس با یکدیگر ارتباط دارند.
بعد دوم: در این گونه سازمان‌های مجازی، گروهی از افراد از شرکت های شریک با همکاری که همه یا اکثر در یک شاخه خاص و یا یک وظیفه خاص مهارت دارند، کنار یکدیگر جمع می‌شوند تا بتوانند یک سازمان موقت یا یک سازمان دایمی را که بتواند خدمات خاصی ارایه دهد به وجود آورد. این وظایف خاص عبارتند از عرضه، تولید، سیستم‌های اطلاعاتی، توزیع و غیره. به طور معمول ارتباطات نیز مانند بهد اول از طریق پست الکترونیکی- تلفن-فاکس و یا حضوری خواهد بود و همچنین نیاز به سطح بالایی از اعتماد وجود دارد.
بعد سوم: سازمان مجازی می‌تواند یک سازمان بزرگی باشد که برون داده‌های سازمان خود را از میان تعداد زیادی عملیات مهم سازمان‌های دیگر انتخاب می‌کند. مانند توزیع یا تولید، این گونه شرکتها فعالیت‌های خود را با خطر پذیری بالا، از طریق عرضه کنندگان یا بوسیله مشارکت یا دیگر شرکت‌های متخصص در یک زمینه خاص انجام میدهند، مزیت این سازمانها ان است که می‌توانند روی بهترین فعالیت‌ها تمرکز نمایند. برای مثال یک شرکت کامپیوتری ممکن است کامپیوترهایی با نام خود عرضه کنند. اما ممکن است حتی انبار یا کارخانه واقعی نداشته باشد(فخرالدینی، 1380).

تفاوت بین ساختار سنتی و ساختار مجازی
تفاوت بین این دو ساختار را میتوان به طور خلاصه در جدول زیر مشاهده نمود:

جدول 1- تفاوت بین ساختار سنتی و ساختار جازی(wakters, 2000)


ساختار مجازی
ساختار سنتی
ویژگی

شبکه‌ای
سلسله مراتبی
ساختار

بیرونی/ باز
داخلی/بسته
تمرکز

دانش/ ارتباطات/ فناوری/ مدیریت
سرمایه
تمرکز منابع

متغیر/ پویا
ثابت/ایستا
بیانیه

متخصص
مدیریت
منابع انسانی

کارآفرین/ توانایی
هدایت مدیریت
هدایت

توانایی
کنترل
پایه و اساس فعالیت

رسیدن به اهداف سازمانی
رسیدن به اهداف مستقیم مدیریت
انگیزش

مزیت‌های گسترده رقابتی
مهارتهای خاص
یادگیری

همکاری
رقابتی
ارتباطات

باز و قابل پخش
نیاز به فهمیدن و دانستن
ارتباط اطلاعاتی بین افراد

مثالهایی از مزایای پیاده‌سازی سازمان‌های مجازی
1- کاهش هزینه:
بررسی یک آمار از شرکت IBM نشان می‌دهد که با حذف دفاتر و محلهای کاری مورد نیاز کارکنان سالانه بین 40 تا 60 درصد صرفه جویی وجود دارد.
2- افزایش سوددهی:
مثالی در این زمینه شرکت هیولت- با کارد است که با تغییر محیط کاری به سمت سازمان مجازی، درآمد خود را به ازای هر فروشنده تا دو برابر افزایش داده است.
3- افزایش سرویس دهی به مشتریان:
شرکت مشاوره‌ای آندرسون در تحقیقات خود بیان می‌دارد که مشاورانش از زمانی که دفاتر کاری خود را رها کرده و به صورت مجازی مشغول کارند ارتباطات خود را با مشتریان 25 درصد افزایش داده‌اند (Connel,2008).
سیستم‌های اطلاعات
توسعه روزافزون کاربرد Itc در جوامع منجر به پیدایش جوامع اطلاعاتی شده است. از مهم‌ترین ویژگی‌های این جوامعه میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
1.آموزش در صنایع، روز به روز بیشتر مورد نیاز است.
2.دانش به طور کامل در حال رشد است.
3.نیاز به آموزش در تمام دوران زندگی احساس می‌شود.
4.حجم زیادی از اطلاعات و دانشها از طریق رایانه‌ها و اینترنت قابل دسترسی است.
5.نه تنها دانش، بلکه توانایی و خلاقیت در آموزش به طور کامل مورد نیاز می‌باشد.
6.مدیریت دانش در یک شرکت، امری حیاتی شده است.
(جوانمرد و دیگران، 1386)
الوین تافلر در کتاب خود چهار دوره زمانی تغییر را در تکامل تدریجی تمدن بشر بیان می‌دارد:
دوره اول دوره قبیلهای است که انسانها، تواناییهای ابتدایی را آموختند، دوره دوم بین ده تا دوازده هزار سال پیش است که کشاورزی جای شکار را می‌گیرد و ان را به دوره کشاورزی می‌شناسند، دوره سوم دوره صنعتی است که بین قرن هجده تا بیست میلادی اتفاق افتاد، در این دوره کارخانه به عنوان موتور اقتصادی جایگزین مزارع میشود، در این دوره به رغم کوچک شدن خانواده، انفجار جمعیت در جهان صورت گرفت و شهرها رشد یافتند و دوره چهارم یعنی قرن اطلاعات ه مقارن با نیمه دوم قرن بیستم بود شروع شد و اکنون بشریت در حال گذر از آن است.(1990,(Toffler,
چهار دوره فوق هر کدام ره آوردی را برای تشکل‌های اجتماعی به همراه داشته‌اند. ره آورد دوره اول شکل گیری گروههای کوچک اجتماعی بوده است. در دوره دوم سنگ بنای شکل‌گیری سلسله مراتب در سازمان‌ها بنا شد و توسعه صنعت در دوره سوم پیدایش بوروکراسی را در سازمانها را به دنبال داشت، دوره چهارم یا قرن اطلاعات نیز باعث توسعه مرزهای سازمان و ایجاد شبکه‌های گسترده کاری و ایجاد سازمان‌های مجازی شد. بنابرانی ایجاد سازمانهای مجازی رهاورد قرن اطلاعات به صورت اعم و کامپیوتر به صورت اخص است (اصیلی، 138.). تعاریف متعددی از سیستم اطلاعات در رشته‌های مانند مدیریت، علوم کامپیوتر، هندسی نرم افزار، و انجمن کتابداری آمریکا تعریفی جامع از سیستم‌های اطلاعات است که در این مقاله استفاده می‌شود: " یک سیستم کامل طراحی شده برای تولید، جمع‌آوری، سازماندهی (پردازش)، ذخیره، بازیابی و اشاعه اطلاعات در ساختارهای مجازی طبقه‌بندی‌های مختلفی از فناوری‌ها و سیستم‌ها به هم وابسته‌اند و بطور مجزا و مستقل از هم کارایی چندانی ندارند. به علاوه بر ترکیبی به کار گرفته شوند و در نتیجه در مواردی از ترکیب دو شیوه یا ابزار این ابزارهای الکترونیکی ارتباطیGroup ware (گروه افزار) اطلاق می‌شود. به عبارت دیگر Group ware سیستم‌های الکترونیکی می‌باشند که سیستم‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری را با هم ترکیب یا یکپارچه می‌سازند، تا امکان ارتباط، همکاری و عملیات تیمی را فراهم سازد.(آتش سوز و مصطفوی،1383). بر اساس این تعریف، سیستم‌های اطلاعات محدود به سازمان‌ها نمی‌شوند و بتوانند در محدودهای وسیع‌تر از سازمان، به عنوان مثال یک شهر نیز موضوعیت یابند. یکپارچگی سیستم‌های اطلاعاتی دامنه وسیعی از عملیات و فرایندهای شرکت را برای ارایه یک دید کلی از تک تک اطلاعات و ساختار کلی فناوری اطلاعات فراهم می‌کند.
افزون بر این فرایندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین آنها و روابط آنها با خارج سازمان فراهم می‌آورد. اگر چه هدف اولیه سیستم‌های اطلاعاتی، یکپارچگی در داده‌ها، اطلاعات، دانش، فرایند، منابع انسانی، سازمان و ساختار برنامههای سازمانی است، اما موضوع مهم در یکپارچگی‌سازی، نه فرایند و نه فناوری، بلکه افراد و عوامل مرتبط انسانی (میر مجربیان و داد بین،1387).

ساختار ارتباطی سازمان مجازی
پس از تشکیل سازمان‌های مجازی مساله مهم ارتباطات بین شرکای تجاری است. از آن جا که شکل‌گیری یک سازمان مجازی بدون در نظر گرفتن موقعیت جغرافیایی شرکا انجام می‌پذیرد پس در اکثر موارد برای شرکای تجاری ارتباطات رودررو بسیار مشکل و در پارهای از مواقع غیرممکن است. به همین دلیل لبزارهای ITC مهمترین نقش را در حیات سازمان مجازی و ادامه همکاری شرکا بازی می‌کنند. بدین‌گونه که هر یک از شرکا از طریق ردو بدل کردن پیغام‌ها با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند. برای آن که همه سازمان‌ها و شرکتها اعم از کوچک و بزرگ بتوانند تجارت الکترونیک داشته باشند، اولین مشکل غیر همجنس بودن داده‌های تبادلی است. از این رو ایجاد یک زبان مشترک برای توصیف فعالیت‌های شرکتها و داده‌ها آن ضروری به نظر می‌رسد. در این راستا در ارتباط بین شرکتها، در هر یک از موارد زیر باید استانداردهایی تعریف و در نظر گرفته شود.
• تعریف تراکنش‌ها و فعالیت‌های عمومی شرکت
• تعریف فرمت داده‌های که رد بدل می‌شوند
• تعریف مکانیزمی برای توصیف قابلیت‌ها و تواناییهای سازمان یا شرکت.
• تعریف مکانیزمی جهت بحث و تبادل نظر در شرکت قبل از شروع فعالیت‌های تجاری
• تعریف مکانیزم انتقال برای رد وبدل کردن پیام‌های بین دو شرکت
• تعریف مکانیزم امنیتی مناسب
در تعریف استاندارد ارتباطی بین شرکتها موارد زیر را باید مورد توجه قرار داد:
ناهماهنگی داده‌ها:
متنوع بودن شرکتها و نوع دادهها مصرفی آنها باعث افزایش پیچیدگی انواع داده‌ها می‌شود.
نوع اتصال شرکا:
در صورتی که شرکا وابستگی شدیدی به یکدیگر داشته باشند و برای مثال یک شریک در فعالیت‌های دیگری نظارت داشته باشد، دارای اتصال محکم است و در صورتی که شرکا دادههای خود را در قالب پیغام رد و بدل کنند، دارای اتصال ضعیف می‌باشند.
استقلال داخلی:
فعالیت‌های هر شرکت ممکن است به طور مستقل مسئولیت طراحی، ارتباطات و اجرا را بر عهده گیرد. در یک جعبه در نظر گرفته می‌شود که اطلاعات خود را از طریق پیامها مبدله می‌کنند.
وفق‌پذیری: میزان تطبیق دادن یک برنامه با تغییرات محیط کار را گویند. این تغییرات ممکن است ارایه یک سرویس جدید، حذف و یا اصلاح سرویس موجود باشد.
امنیت دادها:
قبل از ایجاد ارتباط، شرکا تجاری باید از بستر ایمن و قابل اعتماد جهت مبادله اطلاعات، اطمینان حاصل کنند.
مقیاس‌پذیری: میزان جوابگویی به گسترش ابعاد ارتباطی بین اعضا مجموعه را گویند. (زیارتی و پروین نیا،1383).
نقش فناوری اطلاعات در سازمان مجازی
سرعت تحولات در زمینه فناوری اطلاعات و همچنین تاثیر فراوانی که این فناوری بر کلیه زمینه‌ها داشته است باعث شده تا در زمینه علوم سازمانی و مدیریت نیز ضرورت به وجود آید. این جمله از پیتردراکر بیش از پیش همه ما را متوجه تحولی می‌کند که در جهان کنونی در حال وقوع است؛ معنایی که از سازمان ارایه می‌کنیم در حال تغییر است. ما به سرعت به سمت یک جامعه شبکهای حرکت می‌کنیم و از جامعه کارمندی فاصله میگیریم.(اسکات،1380). ا توجه به این تحولات، جامعه کسب و کار فردا جامعه‌ای مجازی خواهد بود که به جای ارتباطات سنتی، شبکه‌ای از ارتباطات الکترونیک قواعد آن را شکل می‌دهد. در این جامعه مشتری جازی، فروشنده مجازی، پول مجازی، سازمان‌ها مجازی و تولید نیز مجازی خواهد بود نه تنها در نهایت منافع فروشنده و خریدار است که قابل لمس خواهد بود. انقلاب اطلاعات این امکان را به سازمانها میدهد که با یک فرصت فناورانه، عناصر فعالیت خود را از گستره فیزیکی به گستره مجازی منتقل کنند. دیگر نیازی نیست اقدام به فروش به مشتریان در فروشگاه‌ها کنند، دیگر نیازی نیست مقادیر زیادی از اقلام کالاها را برای فروش ارایه کنند، تا حدودی تماکمی عناصر یک فعالیت را میتوان شکل فیزیکی به صورت اطلاعات است که میتواناز شکل فیزیکی به صورت اطلاعات تبدیل کرد و در یک کامپیوتر ذخیره و فراوری کرد.(ابزاری و ثانی،1384).
یکی از ابعاد مدیریت در سازمان‌های مجازی مدیریت اطلاعات است که می‌توان گفت برای این مهم مدیران در سازمان‌های مجازی علاوه بر دانش رایانه، باید دارای دانش اطلاعات نیز باشند. یعنی این که باید بتواند اطلاعات کسب کنند برای این کار باید فضایی را ایجاد کرد که افراد قبول کنند مبادله اطلاعات به آنها سود خواهند رساند (زاهدی و اورنگ،1381). اعضای سازمانهای مجازی به دلیل نیاز به هماهنگی با کلروند سازمان به فناوری اطلاعات نه تنها باعث تعامل بین شرکتها با شرکتهای دیگر و یا با مشتریان می‌شود بلکه برای سازمان باعث افزایش سود از طریق کاهش هزینه تعاملات و کاغذ بازیهای زاید نیز می‌شود. فناوری اطلاعات در سازمان‌های مجازی همچنین باعث ادغام افقی در سازمان و یا در خارج از سازمان شده در این امر خود باعث تسریع عملیات در سازمان می‌شود به عنوان نمونه شرکت تویوتا از طریق فناوری اطلاعات ادغام افقی را در سرتاسر سازمان خود و همچنین با عرضه کنندگان پیاده سازی کرده است که از طریقEDI,MPS برنامه دریافت مواد مطابق تولید قرار داده است و از این طریق توانسته انبار شرکت خود را حذف کرده و هزینه را تا حد بسیار زیادی کاهش دهد(LIN&LAU,2005). به بیان دیگر میتوان گفت راز وفقیت یک سازمان مجازی تبادل اطلاعات بین سازمان‌ها، عرضه‌کنندگان و شریک‌های پیمانکار است. اشتراک اطلاعات بین این سه گروه باعث افزایش قدرت سازمان در هر سه زمینه شده که این امر خود دلیلی بر موفقیت مشاغل است(Franks,1998). در اداره مجازی فناوری جایگزین بسیاری از فضاهای فیزیکی می‌شود. در فلسفه اداره مجازی کار را عملی میدانند که باید انجام گیرد، نه جایی که فرد باید به آن جا برود. در مطالعه‌ای که انجام گرفته است انواع ادارات مجازی را روی یک پیوستار طبقه‌بندی کرده‌اند که هر چه از یک طرف پیوستار به طرف دیگر آن حرکت کنیم، میزان زمانی که فرد در خارج از سازمان است بیشتر می‌شود. در سازمان‌های مجازی مدیران و کارفرمایان قادرند با استفاده از قابلیت‌های کامپیوترها با افراد دلخواه ارتباط برقرار کنند. پیشرفت فناوری باعث شده است که ساختار سازمانی، از نظر افقی بسط و گسترش یابد و کارگران و کارمندان تشویق به مشارکت در اور مختلف سازمان شوند (دفت،1387).

جدول 1- تفاوت بین ارتباطات سنتی و مجازی(Juneman,2003)


ارتباطات مجازی
ارتباطات سنتی
اجرا سیستم ارتباطی

نوشتاری
کلامی یا غیر کلامی
نشانه‌ها

نشانه از طریق فناوری اینترنت منتقل می‌شوند
نشانه از طریق فضا بین افراد منتقل می‌شوند
انتقال نشانه‌ها

برقرار کنندگان اطلاعات توانایی حدودی جهت کنترل صدا دارند (به عنوان مثال مشکل تبدیل ممکن است بدون توجه باقی بمانند)
ارتباط برقرار کنندگان آگاه هستند و می‌توانند در مواقعی صدا را کنترل کنند(به عنوان مثال بستن پنجره هنگامی که خیابان پر سرو صدا است
منبع صدا

فرد ارایه دهنده پیام خود راحتی نمی‌تواند تاثیر پیام خود را کنترل کند
ممکن است تاثیر پیغام به صورت مستقیم توسط فرد ارایه دهنده کنترل شود
بازخور

تفاوت بین ارتباطات سنتی(face to face) و مجازی(communication virtual)
تفاوت بین این دو نوع ارتباط به طور خلاصه در جدول زیر آمده است
در پایان ذکر این نکته ضروری است که علاوه بر فناوریهای اطلاعاتی، نیروی بسیار تاثیرگذار در سازمان‌های مجازی نیروی انسانی دانش مدار است که مسئولیت استفاده از فناوری را داراست و باید به طور حتم جنبه‌های انسانی فناوری نیز مورد توجه واقع شود( Vakola&Wilson)
در فناوری رتباطات این امر بسیار مهم است که مدیریت بتواند بین ارتباطات رودررو ارتباطات الکترونیکی یک توازن درستی برقرار سازد. در بسیاری از موارد مدیران و مشاوران فناوری اطلاعات تاکید اکید بر استفاده صرف از ارتباطات دیجیتالی و اینترنتی دارند، با احترام به این نوع ارتباطات باید اذعان داشت که هواره این نوع ارتباطات بهترین نوع ارتباطات ممکن است باعث آشفتگی و ایجاد استرس در بسیاری از کارکنان شود که در این حالت یک مدیر کارآمد میتواند با ایجاد یک توازن منطقی بین دو ارتباط این مورد کاهش دهد(Daniels ,2006)
نتیجه گیری
سازمان مجازی بر روی بستر فناوری و سیستم‌های اطلاعاتی بنیان گذاشته شده است و از سوی دیگر فناوری اطلاعات به عنوان یکی از عوامل پویا و سازنده سازمان مطرح است. تبادل، توسعه، توزیع و تسهیم سازمان یافته اطلاعات، اطلاعات سامان یافته مرتبط و متناسب با سطوح مختلف تصمیم‌گیری عملیاتی، فعالیت اساسی سازمانی مدیریت شده متبلور می‌شود. به طور کلی ابزار کلیدی در سازمان‌های مجازی، ارتباطات و میزان اثر بخشی فناوری اطلاعات است. از دیدگاه جسیکا نویسنده کتاب تیم‌های سازمانی برای هر ارتباطی یک زمینه روانی وجود دارد و با توجه به این سازمانهای مجازی توسط فناوری هم حمایت می‌شوند می‌توان گفت: چالشها روانی 90 درصد و چالشهای فناوری 10 درصد مشکلات سازمانهای مجازی را تشکیل می‌دهند.


منابع فارسی:
-ابزاری، مهدی وثانی، حسین.(1384). ضروریت ایجاد سازمان مجازی در صنعت فولاد. هفته پژوش دانشگاه تهران.
-آتش‌‌سوز، علی و مصطفوی، امیر.(1383). تیم‌های مجازی و نقش آن در محیط کاری دیجیتالی. دومین کنفرانس بین‌المللی مدیریت.
-اسکات،د.(1380). ارزش آفرینی در اقتصاد شبکه‌ای . ترجمه حسین حسینیان، تهران: نشر فردا.
-اصیلی، غلامرضا،(1380) چالشهای جدید سازمان‌های مجازی، ضرورتها و توسعه. فصلنامه مدیریت دولتی، شماره 51،ص47.
-الوانی، سید مهدی،(1377). سازمانهای مجازی. فصلنامه مدیریت دولتی. شماره 41 و 42 . بخشا، ارش.(1386). بررسی تحلیلی ساختار سازمان‌های جازی.
سایت اطلاع رسانی آفتابWWW.aftab.ir
جوانمردی، شهاب، کنعانی، مهدی، جهانگیر، محمدرضا، و اسد زمانه، کاوه.(1386). مراکز رشد مجازی، بستر توسعه آموزش الکترونیکی کار آفرینی. دومین همایش آموزش الکترونیکی.
-دفت،چارد،(1387). مبانی تئوری و طراحی سازمان. ترجمه علی پارسیان و محمد اعرابی، تهران: دفتر پژوهش‌های فرهنگی.
-دیده‌ور، فاطمه.(1384). سازمان مجازی شبکه‌ای، ساختار بهینه برای واکنش به ریسک، چهارمین کنفرانس بین‌المللی مهندسی صنایع.
-زاهدی، شمس‌السادات و اورنگ، عباس،(1381). سازمان مجازی. مدیریت و توسعه ماره 51. ص 131.
- زیارتی، کوروش، و الهام‌نیا، پروین(1383). نقش ITCدر سازمان‌های مجازی . اولین کنفرانس بین‌المللی مدیریت فناوری اطلاعات و ارتباطات
-فخرالدینی،حیدر.(1380). بررسی ویژگی‌های سازمان مجازی نشریه روش.
-وزیری،کوروش،(1381). بهره‌گیری از سازمان مجازی ضرورت گریز ناپذیر قرن بیست و یکم نشریه اطلاعات.
-میر مجربیان،حمید و دادبین، شبنم.(1387). تاثیر سیستم یکپارچه اطلاعات بر سودمندی اطلاعات حسابداری مدیریت، فصلنامه حسابرس، شماره 40.

منابع لاتین
- (1997)Strategy Retold.Academy of Management Review vo122
_Barry.D.and M.Elmes.
- Vitual Workplace Moves at Warp & Speed.HR management.Review,March
- Connel,s.E,(1996)>The
Cheers for virtual Office Sloam management> Review.summer)
- Davenport ,T.H.and K, Pearlson (1998)TOW of organizational chang NO 2,vo118.PP:184-200.
Of virtual organizational by Taiwane management.Journal
- Hang_Lin,Liang & Yonu Lan.(2005)Adoption>
Vitual organizational.work study>NO4 ,VO147,P:130,PP213-243.
Tecnologies of The Self:Vitual work and the inner panopticon,
- Jackson,paul.(2006)
Performation management journal.No7/8,vo19,pp:182-189.
- Juneman,Erwin.(2003).Consultiong for Virtual Excellence.Team of safety in virtual organizations.safety science.No45.pp1013-1043
,John R.Harrald,Karlene Roberts,(2007).Leading indicators.
- Marth Grabowski,premnath Ayyalasomayjula,Jason Merrick virtual C orporation.work study,No1,vo147,pp20-22
- shirly, Daniels.(1998)The
Virtual organizational,knowledge-Based system.No17.pp103-114
w.Alex Gray,Nick J.Fiddioan.(2004).Agenet-based formation of Luckb,Viet D.Dang,Thuc D.Nguyen,Vikas Deora,Jianhua Shao,Alun preece,stuart Chalmers,Nicholas R.Jennings,Michael
- Timothy J. Norman,
Third Waves,New Yourk.William morrow&company
- Toffler,A.(1990).The
Performance management.No5/6.vo110,pp112-120
Challenge of virtual organizational.Team
- vakola, Maria&Wilson.Lane.(2004).the
Organizational.management Decision,No6,vo132-
- Walters,David.(2000).virtual


منبع:ماهنامه مدیریت فناوری

http://www.tebyan.net/weblog/bah1359/post.aspx?PostID=91612