بسیاری از ما تعداد زیادی ازجلسات بی فایده و غیرسودمندی را در محل کارمان برگزار می کنید و حتی نمی دانیم هدف اصلی این جلسات چه هست. وهر کسب وکار موفقی به ناچار نیاز به این جلسات دارد تا بتوان درآنها به بحث و گفتگو و به اشتراک گذاری ایده ها دربین اعضای تیم کاری پرداخت. اما می توانیم این جلسات را باراندمان بالاتری برگزار کنیم یعنی بگونه ای تاثیرگذارتر. برای افزایش بازده کاری هرشخص و تلف نشدن زمان آنها، درزیر به ۵ توصیه تاثیرگذار اشاره می کنیم:

‌هیچگاه جلسه را دیرآغاز نکنید. همیشه تعدادی از اعضای تیم هستند که ۵ الی ۱۰ دقیقه دیرتر به جلسه می پیوندند، برای آنها منتظرنمانید تا جلسه را آغازکنید. درواقع اگر شما جلسه را دیرآغاز کنید بگونه ای کسانی را که به موقع درجلسه حاضرشده اند تنبیه کرده اید. بنابراین، همیشه تلاش کنید که جلسه را به موقع آغاز کنید. برای آنهایی که دیرآمدند می توانید یک مرور سریع برعناوین کلیدی بکنید تا به شما بپیوندند.

یک دستورجلسه آماده کنید. خود را برای جلسه آماده کنید و یک دستور جلسه شامل تمامی موضوعاتی که می خواهید درموردآنها صحبت کنید، ایجاد کنید. این دستورجلسه را به تمامی کارکنان قبل از شروع، ایمیل کنیدتا آنها هم بتوانند یک آمادگی اولیه داشته باشند. حتما اهداف و موضوعات جلسه ای شما باید واضح باشند و به راحتی از طریق دیگران درک شوند.

مشارکت تمامی افراد دریک جلسه را ارزیابی کنید. اینکه چه کسانی را می خواهید به جلسه دعوت کنید، ارزیابی کنید. اگر می خواهید جلسه شما تاثیرگذار باشد، باید افراد مناسبی را دعوت کنید. البته این را هم بدانید که تعداد افراد شرکت کننده درجلسه هم در سودمندی آن تاثیردارد. شما باید یک عدد بهینه را برای جلسه خود پیدا کنید. به سراغ لیست خود بروید و ببینید که آیا فلان شخص برای بودن دراین جلسه مناسب و لازم است ویا خیر.

ازموضوع اصلی جلسه منحرف نشوید. اگر می خواهید تمامی کارها و موضوعات صورت جلسه خود را بررسی کنید، باید طبق آن عمل کنید و پیش بروید. اگرکسی سعی داشت تا یک موضوع دیگر را کنار این لیست مطرح کند، مودبانه به او یادآورشوید که این موضوع مرتبط با هدف اصلی جلسه نیست وباید درزمان دیگری مطرح شود. اما اگر آن موضوع برای کسب و کار شما حیاتی بود پس باید فورا به آن رسیدگی شود و ازدیگر افراد درجلسه بخواهید که به این موضوع رسیدگی کنند.

جلسه را مستندسازی کنید. کسی را برای یادداشت برداشتن ویا ضبط کردن جلسات، اختصاص دهید. جلسه را بگونه ای به پایان برسانید که هرکس درپایان جلسه بداند که چه کاری باید انجام دهد. بعداز این جلسه درحداکثر ۲۴ ساعت تمامی این مستندات را به کارمندان ایمیل کنید. همه افراد حاضر درجلسه را درمدت چندروز بعد از جلسه زیرنظر داشته باشید و ببینید که پیشرفت داشته اند یا خیر.

منبع: https://www.entrepreneur.com/