همه ما ممکن است در دوران کسب و کاری خود زمان های زیادی را صرف مطالعه در مورد مدیریت زمان و کسب این مهارت کرده باشیم. پس چرا با این همه دانش و تجربه بازهم گاهی از خود می پرسیم که آیا می توانم همه آنچه را که می خواهم انجام بدهم ویا نه؟ جواب این سوال مشخص است. همه آنچه که شما درمورد مدیریت زمان آموخته اید به نوعی اتلاف وقت بوده، چراکه هیچ کارکردی برای شما نخواهد داشت. قبل از آنکه شروع به مدیریت زمان بکنید، باید یاد بگیرید که زمان چی هست. زمان یعنی یک دوره ای که درآن چیزها اتفاق می افتند. زمان یعنی وقتی چیزها اتفاق می افتند. دونوع زمان داریم: زمان ساعتی، زمان واقعی. در زمان ساعتی یک دقیقه برابر با ۶۰ ثانیه است و یک ساعت برابر با ۶۰ دقیقه و.... همه چیز یک حالت ریاضی و ثابت دارد. زمانی که یک نفر ۵۰ سالش می شود، دقیقا ۵۰ سالش است، نه کم و نه زیاد. اما درزمان واقعی همه چیز نسبی است. کش و قوس زمان به آنچه که شما انجام می دهید بستگی دارد. شاید بودن در یک بخش تولید وسایل نقلیه به مدت دوسال برای ما به مدت ۱۲ سال طول بکشد. درحالیکه دوران رشد فرزند ۱۲ساله ما تنها درنظر ما به مدت دوسال طول کشیده باشد. کدام نوع توصیف زمانی است که شما واقعا آن را زندگی می کنید؟ زمان واقعی و یا زمان ساعتی؟
دلیل اینکه تکنیک های مدیریت زمان برای ما جواب نمی دهند، این است که این تکنیک ها براساس زمان ساعتی طراحی شده اند. شما نمی توانید برمبنای زمان ساعتی زندگی کنید و یا به آن دسترسی داشته باشید. شما در زمان واقعی زندگی می کنید، جهانی که وقتی شما لحظات خوشی را می گذرانید زمان سریع و وقتی منتظر چیزی هستید، کند می گذرد. اما این را بدانید که زمان واقعی یک چیز وابسته به روان است. جایی در ذهن شما. شما آن را ایجاد می کنید و قادر خواهید بود آن را مدیریت کنید. زمان آن رسیده است که هرگونه محدودیتی را پیرامون نداشتن زمان و یا اینکه امروز وقت یک کار نرسیده است، از بین ببرید، و کسب و کار خود را راه اندازی کنید و یا کسب و کار کنونی خود را مدیریت کنید.
اینها تنها ۳ راه برای گذراندن زمان می باشند: افکار، گفتگوها و اعمال. صرفنظر از نوع کسب و کارتان، کار شما ترکیبی از این سه مورد است. به عنوان یک کارآفرین شما ممکن است متناوبا دچار وقفه شوید و یا تغییر مسیر دهید. تا زمانی که این توقف ها را حذف نکنید، همیشه به این فکر می کنید که چه قدر زمان باید صرف آنها بکنید و چه قدر زمان صرف تفکر و گفتگو و عمل کردن کنید تا به موفقیت برسید.
تکنیک های زیر را تمرین کنید تا مدیر زمان خود باشید:
- یک جدول زمان بندی داشته باشید و تمامی افکار و گفتگوها و فعالیت های خود را برای یک هفته ثبت و ضبط کنید. این به شما کمک خواهد کرد تا متوجه شوید که درطول یک روز چه مقدار کار می توانید انجام دهید و زمان ارزشمند شما کجا مصرف می شود. خواهید دید که چه مقدار زمان می گذرد و برای شما یک نتیجه ای تولید می کند و چه قدر زمان هم به دلیل افکار غیرسودمند تلف می شود.
- هرفعالیت و یا گفتگویی که برای موفقیت شما اهمیت دارد باید یک زمان اختصاصی برای خود داشته باشد. لیست کارهای درحال انجام هرروز بلندتر می شود و هیچ فایده ای هم ندارد. اما لیست قرارهای ملاقات می تواند مفید باشد. با خود قرار بگذارید و بلوک های زمانی را تعریف کنید، آن هم برای افکار دارای بیشترین اولویت، گفتگوها و اعمال مهم. شروع و پایان آنها را زمانبندی کنید و نظم این بلوک های زمانی را حتما رعایت کنید.
- بگونه ای برنامه ریزی کنید که وقت خود را صرف حداقل ۵۰ درصد از افکار و اعمال و گفتگوهایی بکنید که بهترین نتیجه را برای شما تولید می کنند.
- وقفه های زمانی خود را هم در این برنامه ریزی در نظر بگیرید و سعی کنید تا می توانید این وقفه ها را از برنامه خود دور کنید.
- ۳۰ دقیقه ابتدایی هرروز را به برنامه ریزی و زمان بندی آن روز اختصاص دهید و تا وقتی که برنامه زمانی خود را کامل نکرده اید کارهای خود را آغاز نکنید. مهمترین زمان روز شما وقتی است که برنامه زمانی آن روز را تنظیم می کنید.
- قبل از هرتماس کاری و انجام کاری ۵ دقیقه را صرف این بکنید که چه نتیجه ای می خواهید از این کار بگیرید. این به شما کمک خواهد کرد که قبل از شروع، موفقیت را تصور کنید. همچنین بعد از هرکاری ۵ دقیقه را صرف بررسی این کنید آیا نتایج دلخواه شما حاصل شده است ویا خیر. اگرنه،چه چیزی این وسط کم بوده است؟ و چه کار باید بکنید تا در تماس و فعالیت بعدی این کمبود را جبران کنید؟
- دیگران را در زمانی که حتما باید یک کاری را بدون مزاحمت و وقفه انجام دهید متوجه این کنید که نباید مزاحم شما شوند.
- تمرین کنید که به هر تماس و پیامی در موبایل خود جواب ندهید، صرف اینکه در حال زنگ خوردن است. تنها به آنهایی پاسخ دهید که یا ضروری هستند و یا مرتبط با کارشما و حیاتی هستند. به جای آن زمانی را تعیین کنید که به این پیام و تماس ها پاسخ دهید.
- تنها در صورتی از شبکه های اجتماعی و فضای مجازی استفاده کنید که ابزاری باشند برای پیشرفت کسب و کار شما، درغیراین صورت آنها را کنار بگذارید.
- این را به یادداشته باشید که غیرممکن است که همه کارها را انجام دهید. اما این را هم بدانید که با انجام ۲۰ درصد کارها و افکار و گفتگوهای مهم حتما ۸۰ درصد نتایج دلخواه شما حاصل خواهد شد.
