خیلی ها اعتقاد دارند جلسات کاری برای کسب و کارها بیشتر مضر هستند تا مفید. آنها جلسات را وقفه ای در کار روزانه و صرفاً نوعی حرافی می دانند که به هیچ عملی منجر نمی شود.اما جلسات اگر به درستی برگزار شوند می توانند سستی را از کالبد شرکت خارج کنند، همه ی اعضای آن را به هماهنگی با یکدیگر بازگردانند و به تیم شما جان تازه ای ببخشند. در ادامه می توانید ۶ توصیه ی مفید برای استفاده ی حداکثری از جلسات را از نظر بگذرانید.
۱- در مورد جلسات خود گزینشی عمل کنید
تنها وقتی نیاز مبرمی وجود دارد جلسه تشکیل دهید. اگر جلسه ای ترتیب دهید و در آن از هر دری سخن بگویید، کارکنان شما به احتمال زیاد آن را جدی نخواهند گرفت. اما اگر در مورد جلساتی که ترتیب می دهید گزینشی عمل کنید، شرکت کنندگان نیز با آمادگی بیشتری در جلسه ی مذکور حاضر می شوند و آن را بیشتر جدی می گیرند.
۲- اهداف خود را روی کاغذ بیاورید
برای جلسات خود نتایج ملموسی در نظر بگیرید و آنها را از قبل روی کاغذ بیاورید. هر چقدر هم که در کار خود تجربه و تبحر داشته باشید باز هم ممکن است به راحتی برخی از موضوعاتی که می خواهید در جلسه ی خود به آنها بپردازید را فراموش کنید. نوشتن اهداف، شما را در مسیر درست نگه می دارد و از به حاشیه رانده شدن جلسات شما جلوگیری می کند.
۳- سؤال بپرسید
جلسات نباید تنها حول محور مدیرعامل یا رهبر شرکت و افکار و نیاز های شخص او برگزار شوند. جلسات شرکت ها و سازمان ها باید به گونه ای ترتیب داده شوند که همه ی شرکت کنندگان در آن حس کنند حرف هایشان شنیده شده است و در برگزاری جلسه سهمی داشته اند. اگر اعضای تیم شما حس کنند بخشی از ایده ی مورد بحث هستند، برای به کارگیری تلاش لازم جهت رسیدن به نتیجه ی مطلوب، تمایل بیشتری نشان خواهند داد.
۴- نکته برداری کنید
ممکن است فکر کنید تمام نکاتی که در جلسات به آنها پرداخته می شود به راحتی در ذهنتان خواهند ماند، در صورتی که اینطور نیست. یا خودتان از جلسات نکته برداری کنید، یا مسئولیت این کار را به شخصی بسپارید و سپس نکته های خلاصه برداری شده را پس از اتمام جلسه در اختیار تمام اعضای تیم قرار دهید.
۵- اختصار را در نظر بگیرید
نکته ی موردنظر خود را بازگو کنید و به سراغ مطلب بعدی بروید. به توجه کارمندان خود و توانایی آنان در شنیدن حرف های شما با یک بار گفتن اعتماد داشته باشید. اگر هر موضوعی را بیش از اندازه کش بدهید، حال و هوای جلسه را از حالت بهره ور خود خارج و آن را به فضایی خسته کننده تبدیل خواهید کرد.
۶- قدم های بعدی را مشخص کنید
این همان چیزی است که یک جلسه ی خوب را از یک جلسه ی بد متمایز می کند. آیا تا به حال در جلسات خود به سؤال «بعد چه؟» پاسخ داده اید؟ قدم های مشخص و ملموسی برای پایان جلسات خود در نظر بگیرید که اعضای تیم شما بتوانند در پایان جلسه همراه خود ببرند. اجازه ندهید شرکت کنندگان در جلسات تنها با چند ایده ی گنگ و نامشخص جلسه را ترک کنند. آنها را با چند قدم عملی و زمانبندی مربوطه همراهی کنید.
جلسات اگر به شیوه ی درستی برگزار شوند باید بتوانند شرکت کنندگان را در مورد آینده هیجان زده کنند و انرژی لازم برای اقدامات عملی را در آنان به وجود بیاورند. اطمینان حاصل کنید اعضای تیم شما می توانند این انرژی را برای وظایف خاص خود و جهتگیری های مشخص هدایت کنند.
منبع:
http://www.entrepreneur.com/article/252273
برداشت آزاد خودم از این موضوع.
